Archivierung und Dokumentenmanagement - Kindl Bürosysteme

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Archivieren leicht gemacht

Ihr Profi in Sachen DOKUMENTENMANAGEMENT, intelliegenter Druckoutput und Datenerfassung.

Bringen Sie Ordnung und Transparenz in Ihre Dokumentenverwaltung


Durchschnittlich verbringen Office Mitarbeiterinnen über 50 Minuten täglich mit der Suche  nach Informationen. Das ist nicht nur frustrierend, sondern auch Gift für die Produktivität. Als  leicht zu implementierendes Dokumentenmanagement-System, mit dem jeder sofort und sicher auf  alle benötigten Informationen zugreifen kann, verbessert die Therefore Lösung von Canon  umgehend Ihre Effizienz.  

Therefore ist ein komplettes System zum Archivieren, Verwalten und Verteilen von Dokumenten,  welches die gewünschten Informationen jederzeit bereitstellt.

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Archivierung von Daten

Es ist für jedes Unternehmen sehr wichtig, Geschäftsdokumente sicher zu verwahren. Kunden-, Personal-, und sogar Finanzdokumente müssen aufgrund gesetzlicher Richtlinien mehrere Jahre gelagert werden.

Die materielle Lagerung dieser Dokumente erfordert nicht nur die Anschaffung eines kostspieligen Lagerraums, sondern sie erschwert auch den schnellen Zugang zu Dokumenten. Wichtige Dokumente werden möglicherweise falsch eingeordnet, beschädigt, gehen verloren oder sind nicht vollständig.

Die Therefore™ Informationsmanagement-Software erlaubt das digitale und sichere Archivieren von Dokumenten. Außerdem werden diese nach Ablauf der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungszeit gelöscht. Dokumente können auch eingescannt, automatisch gespeichert und indexiert werden. Sobald sich das Dokument im System befindet, kann es der zuständigen Kollegin zur Prüfung und Validierung elektronisch übermittelt werden. Dies geschieht ganz automatisch mit unserem leicht zu installierenden Workflow-Modul.

Durch elektronisches Archivieren von Informationen können Unternehmen von folgenden Vorteilen profitieren:

Kosten senken

Wenn Dokumente elektronisch gespeichert werden, können Unternehmen sowohl Photokopier- und Lagerkosten, als auch Fehler durch manuelles Indexieren reduzieren.

Schnelleres Verarbeiten

Workflows leiten Dokumente automatisch zum verantwortlichen Mitarbeiter weiter. Aufgaben hängen daher nicht vom Erinnerungsvermögen eines einzigen Mitarbeiters ab. Aktivitäten, die nicht zeitgerecht bearbeitet werden, können an einen zuständigen Vorgesetzten weitergeleitet werden und Mitarbeiter können mit einem automatischen E-Mail an Fristen erinnert werden.

Mobiler Zugang

Gespeicherte Dokumente können mit der Therefore™ Mobile App unterwegs aufgerufen, gelesen und bearbeitet werden.

Gesetzeskonformes Archivieren

Bewahren Sie alle Ihre Dokumenten auf, halten Sie sich an gesetzliche Standards und löschen Sie Dokumente, wenn die Frist der Aufbewahrungszeit abgelaufen ist.




uniFLOW ist eine integrierte Lösung für die Druck- und Scan-Verwaltung, mit der nun auch Mitarbeiter und Gäste von ihren Mobilfunkgeräten aus drucken können. uniFLOW eignet sich mit dieser neuen Funktion nun also noch mehr für Unternehmen, die auf Suche nach flexiblen, skalierbaren Möglichkeiten zur effizienten, sicheren und kostengünstigen Verwaltung von Druck- und Scan-Vorgängen sind. Erfahren Sie im Folgenden mehr über uniFLOW.

Kostenerfassung. Bessere Kontrolle von Druckbudgets.

uniFLOW verfügt über ein integriertes Berichtssystem, das alle Druck-, Kopier- und Scan-Kosten erfasst. So sehen Sie auf einen Blick, wie hoch Ihre Kosten tatsächlich sind, wo die Kosten genau entstehen, wie die Kosten zu decken sind und wie Sie Einsparungen erzielen können.

Sicherer Druck.  Sichere Ausgabe vertraulicher Dokumente.

Mit uniFLOW können Benutzer Druckaufträge vertraulicher Dokumente an einen beliebigen Netzwerkdrucker senden und diese erst später drucken lassen, wenn sie selbst vor Ort sind, um sie persönlich aus dem Drucker zu entnehmen. Die Benutzer können also selbst entscheiden, wann und wo sie drucken möchten. Bis zum Druck können sie sich darauf verlassen, dass die Dokumente sicher aufgehoben sind.

Intelligente Weiterleitung. Optimierte Druckabläufe und bessere Kostenverwaltung.

Mit uniFLOW kann der Administrator Regeln dafür aufstellen, wie und wo Dokumente gedruckt werden. Dadurch wird verhindert, dass größere Druckaufträge Warteschlangen bei Desktop-Druckern verursachen. Außerdem werden durch eine zentrale Steuerung von Farbdrucken Einsparungen erzielt.

Erweitertes Scannen. Einfache Erfassung und Weitergabe von Informationen.

Mit uniFLOW können Benutzer schnell und einfach auf Multifunktionsgeräten von Canon scannen und Dokumente komprimieren, um sie anschließend direkt als E-Mail zu versenden oder als Dateien in Systemen wie Microsoft SharePoint oder Therefore von Canon abzulegen. Personalisierte Arbeitsabläufe, die die Benutzer auf allen Geräten begleiten, sorgen für ein konsistentes Benutzererlebnis.

Sicherheit für Ihre Dokumente. Optimierte Sicherheit für Unternehmensinformationen.

Informationslecks stellen für alle Unternehmen eine ernste Bedrohung dar. Alle vertraulichen Daten werden überwacht, und teure Informationslecks werden verhindert.

Mobiles Drucken. Einfaches Nutzen von beliebigen Druckern über ein beliebiges Mobilfunkgerät.

uniFLOW stattet Ihr Unternehmen mit der Fähigkeit aus, von Mobilfunkgeräten Ihrer Wahl aus zu drucken. Egal, ob lokal gespeicherte Dokumente gesendet werden sollen oder Cloud-basierte Anwendungen zum Einsatz kommen, Sie können Benutzern und Gästen den Druck von ihren internetfähigen Geräten aus ermöglichen, ohne dabei die Sicherheit Ihres Netzwerks zu beeinträchtigen.
































Daten sicher und reibungslos erfassen

    



eCopy bietet Workflows für eine sichere, optimierte Daten- und Dokumentenerfassung und für eine reibungslose Zusammenarbeit. Zuverlässige Funktionen zur Fehlervermeidung, Erkennung und Korrektur verhindern Datenverluste und gewährleisten eine präzise und sichere Erfassung, Klassifizierung und Archivierung von Inhalten.

eCopy ShareScan

Skalierbar, anpassbar und sofort einsatzbereit

eCopy ShareScan beschleunigt die Erfassung von Papier- und elektronischen Dokumenten und erfüllt gleichzeitig Compliance-Anforderungen anhand von Protokollen und Richtlinien zur Schriftgutverwaltung. Dank des modularen Aufbaus der Plattform lässt sich die Lösung mühelos an Ihre spezifischen Unternehmensanforderungen anpassen. Komponenten können einzeln oder als komplettes Lösungspaket ausgewählt, untereinander kombiniert und zentral in einem System verwaltet werden.



Für mehr Informationen stehen wir Ihnen sehr gerne zur Verfügung. Telefon: 05242 65803



Fritz Kindl Bürosysteme | Ludwig-Penz-Straße 1 | A-6130 Schwaz
tel: 05242 65803 | fax: 05242 65803 19 | email: office@buerosysteme-kindl.at

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